こんにちは。アメリカで不動産エージェント兼コンサルタントとして働く佐藤です。
昨日は不動産投資における家賃収入の大切さを伝え、その一方で家賃回収には時間と労力をかけずにシステム化させるべき理由をお伝えさせて頂きました。
不動産管理の中でも家賃は主要な収入源である一方で、それ以外の管理業務に忙殺されてしまうのが常ですから、定期的なルーチンワークである家賃回収については自動化させることが大切です。
その家賃回収の手法について、プロが実践している方法をみていきましょう。
前準備
家賃回収とはすなわち人様から多額のお金を頂戴する行為ですが、重要だからこそ一番最初の賃貸契約の段階で家賃支払いに関する項目があることは必須です。
その家賃に関する条項は最低でも
- 家賃支払い締め切り日はいつか
- 支払い猶予期間があれば明記。通常は３～５日
- 遅延料金はいくらか
を網羅します。
そして大切なのは、ここで掲げた規約をオーナー自らが継続して履行することです。
契約に掲げていながら規定に則った回収作業をオーナーが実行しないのであれば、テナントは必ず
「ああ、別にルールを守らなくてもいいだな」
という気の緩みを持ち始め、それ以降も滞納しがちになってしまうのです。
そして最初の契約で支払い猶予期間を明記していないのであれば、猶予期間を与えてはいけません。
これに関してはよく
「なぜ支払い猶予期間を与えるのか？猶予を与えてOKとしてしまうと、結局はそれが支払い期限と勘違いされるのでは？」
という質問を頂きますが、例えば毎月1日を締め切りとした場合には、テナントが勤め先からもらう給与等の都合でどうしても家賃が3日に入るケースもあり、その場合は不可抗力で恒常的に数日のズレが出てしまうのです。
そしてこのような不可抗力による支払いのズレが一番多いのは毎月1日を支払い締め切りとするパターンであり、このあたりを考慮すると、支払い猶予期間を設けておいた方がケジメがつきやすいのです。
とはいえ実際のところ、支払い期限に関していずれのルールにするかはさほど問題ではなく、何よりも大切なのは前述のようにひと度契約書上で謳うルールについては、オーナー自身がきっちりと履行し続けることなのです。
支払い形式
そして家賃支払いの受け取り方ですが、ここが家賃回収に時間と労力をかけない意味で最も大切な部分です。
優先順としては
- ACHもしくはe-check（小口決済システム）
- Money OrderもしくはCashiers Check等のCertified Funds（金融機関が発行する小切手）
- Personal Checks（個人が発行する小切手。Personal Checkを許可する場合、州で規定される金額内のBounce Check Feeを定めておく必要があります）
となります。
そして最も重要なこととして、「現金」による家賃支払いは絶対に受け付けてはいけません。現金で受け付けるとかなりの確率で「払った、払っていない」の水掛け論に陥りやすい為です。支払い証拠が残らない為、後でトラブルになった時に支払い形跡を追求することができない為に現金での受け取りは避ける必要があります。
またチェック等で支払いを受ける場合でも、住人が暮らす物件で変則的に受け取らないことです。あくまでシステム化した流れの中で家賃を回収することが大切であり物件メンテナンス業者にも物件では家賃は受け取らないことを伝えておく必要があります。
仮にテナントが物件で関係者に家賃を渡そうとしても、
「家賃は管理オフィスの経理担当者に渡してください。ここでは受け取れません。」
と答えるように、マニュアル化して指導する必要があるのです。
支払いの受け取り方
家賃の受け取り方は、優先順位として下記の手順で行います。
１．オンライン決済もしくはACH
これが最善の方法です。一度システム化してしまえば自動的に支払いが入ってくるようになります。実際に、良質のテナントはむしろこの支払い方法を選ぶものです。（お互いに手間と時間が省ける為）
２．ドロップボックス
オフィスに家賃専用の受取箱を設置しておきます。これによりオフィスに誰かいる必要はなく、いつでも支払いを受け取ることが出来るのです。
３．管理会社の銀行口座への直接の入金
大きなマイナス点はないものの、銀行口座情報を知られたくない場合はお薦めできない方法です。
４．郵送
個人の小切手による支払いを許可する場合は郵便で受け取る形で大丈夫です。ただし、郵便事情で郵送が遅れることもありますので、小切手が支払い期限までに届けられているかを確認する必要があります。
＊注意事項として、家賃をオーナーの自宅に持ってこさせることは絶対にやってはいけません。住所を教えることももっての他ですし、後に不必要なトラブルが起こらないように、自宅に家賃を持ってこさせる手法は避ける必要があります。（佐藤の父はNGなことをやっていたわけです）
まとめ
このように、家賃回収は収入の意味では最も大切な作業ですが、だからこそ手間暇をかけないようにシステム化しておく必要があります。
現代はACHやオンライン支払い等、支払いそのものを自動化させるシステムがいくらでも整っていますから、これらを駆使してマンパワーをかけないようにするのです。
またいずれにせよ、これら支払いに関することは賃貸契約書に記載され、具体的支払い方法は入居時のパッケージに案内を入れる等、明文化してテナントに渡しておく必要があります。
そして繰り返しとなりますが、一度明文化されたルールに関しては、オーナーと不動産管理チーム全員がしっかりとそのルールを継続して履行することが何よりも大切なのです。
